Hayatlarımız gittikçe daha yoğunlaşacak gibi görünüyor ve ihtiyaç duyduğunuz veya yapmak istediğimiz şeyler için 24 saat yetersiz geliyor. Yeterli zamanımız olmadığı gibi işlerimizi de zamanında bitiremiyoruz ve aksamaya neden olur. “Yapılacaklar” listenizdeki her şeyi kontrol altına almak mümkün olmasa da, zamanınızı öncelikli olan şeylere için ayırma imkânımız var. MIT Picower Eğitim ve Öğrenme Enstitüsü’nde nörobilim profesörü olan Earl K. Miller, de dediği gibi “Birkaç görevi aynı zamanda yürütmek insana göre değildir”.
1. PLAN İLE İLERLEYİN
Bir sonraki gün yapılması gerekenlere dair net bir bilginiz varsa, önceki gün veya akşamdan bir plan yapın. Öncelikle ertesi gün işinizde gerçekleştirmek istediğiniz her şeyin bir listesini hazırlayarak. Her bir görev için gerekli zaman dilimini hesaplayarak planınızı hazırlayın. Hazırlayacağınız plan, tüm projeleriniz, ödevleriniz, hatta sabah hazırlanmak için ne kadar zamana ihtiyacınızın olduğu veya öğle yemeği için ne alacağınız gibi şeyleri içeriyor olmalı. Planınız ne kadar kapsamlı olursa, gerçekleşmesi de o kadar kolay, örneğin; yanınıza paketlenmiş öğle yemeği getirerek dışarıda yemek yeme yerine kendinize zaman kazanacaksınız.
2. ÖNCELİĞİNİZİ BELİRLEYİN
Gününüzü planlarken işleriniz önceliklendirmek son derece önemlidir. İlk önce en zor, en önemli ya da acil olan işiniz ile başlayın, böylece onların en iyi şekilde yapılmasını sağlayabilirsiniz. Bu yöntemin ek bir bonusu, günün geri kalanında onlar için endişelenmenize gerek yok! Ardından, telefon aramaları ve e-postaları yanıtlamak gibi belirli zaman gereken diğer görevlerinizi planlayın. Bu işleri tam yerine getirebilmek için sizi gereksiz yere rahatsız eden durumu ortadan kaldırın(örneğin: Cep telefonunuzu kaplı tutun).
3. MASANIZI DÜZENLİ TUTUN
Yapacağınız işleri sıraladınız, planlarınız hazır ama bu işlerin yapılacağı ortam masanız darmadağın. Gerekli dosyalar, malzeme birbirine karışmış neyin nerde olduğu belli değil. Bu da zamanınızın boşuna harcanması demektir. Masanız ve çalıştığınız alan organize ve düzenli olursa, aklınız da karışmayacak ve daha az stresli hissedeceksiniz. Artı eğer her şey kendi yerinde ise, ihtiyacınız olan bir şey için kâğıt yığınları ya da dağınık çekmeceleri kazarak zaman harcamak yerine, nereye bakacağınızı bileceksiniz. Bu nedenle, haftanızı planlarken, çalışma alanınızı da yeniden organize etmek için zaman ayırdığınızdan emin olun. Özellikle cuma günlerinde daha az meşgul olduğunuzda bunu yapabilirsiniz. Böylelikle önümüzdeki hafta temiz, düzenli ve karmaşadan uzak bir ortamda işe başlarsınız.
4. HAYIR DEMEYİ ÖĞRENİN!
Çoğumuz bazen takım halinde çalışıyoruz ve ilerliyoruz. Ancak bazen takım üyelerin de görevleri birbirine yüklenir ve bir kişi aynı zamanda birçok işi birlikte yürütmek zorunda. Ve karşı tarafı kırmamak adına kendinizi yıpratmış olursunuz hem de tüm işleri zamanında bitiriemiyor. Ya da üstesinden gelemediğimiz sorumluluk altına girmek de aynı şekilde işi doğru yapılmamasını etkiler. Zamanınızı etkili bir şekilde idare edebilmek için “hayır” demeniz gereken zamanlar olacaktır. Sizin için en önemli işlere, sizin ve işiniz üzerinde en büyük etkiye sahip olan görevlere evet deyin; olmayacaklara hayır deyin. Davetleri veya fikirleri reddederken kibar olabilirsiniz, belki daha sonra zamanınız olduğunda onları kabul edebilirsiniz. Çalışanlar ve onlara ait görevler sizin sorumluluğunuzda değildir. Size ve departmanınıza fayda sağlayacak sorumluluklara odaklanmak için zaman ayırmayacağınızı belirtmek yararınıza olacak. İş arkadaşlarınız için iyilikte bulunmak ya da iki görevi yürütmek elbette ki güzel bir şeydir, ancak ilk önce sizin sorumluluklarınız ve önceliklerinizin olduğunu da unutmamalısınız.
5. ZAMAN SINIRINIZ OLSUN
Çoğu zaman çalışanlar baskı altında en iyi şekilde çalıştıklarını zannediyorlar. Zaman yönetiminin kaçınılması gereken tuzaklardan biri aciliyet yaratan işlere odaklanmak. Bu uygulamanın neden olduğu stres ve gerginlik hem fiziki hem de psikolojik sağlığı açısından zararlıdır. Çok kısa bir zaman sınır olan ve acil bitirilmesi gereken işlerde farkında olmadan acele içinde önemli adımları atlayabiliriz. Ya da maksimum hatayla bir sonuç elde etmek de kaçınılmaz olur. Sizi kendinizi herkesten daha iyi tanıyorsunuz ve elinizdeki işi ne kadar zamanda bitireceğinizi de biliyorsunuz. Sorumluluğunuz altında olan görevlerin zaman sınırı kendiniz belirleyin. Unutmayın, b u işinizi dilediğiniz zaman yapabileceğiniz anlamına gelmiyor. Burada amaç minimum zaman diliminde maksimum verimli çıktı elde etmektir. Görevin son teslim tarih olması iyi bir üretim için çok önemlidir, ancak belirlenen bu zaman diliminin revizyona izin verecek kadar yeterli olduğundan da emin olun.